งาน 6 แบบที่เราต้องจัดการในช่วงงานยุ่ง

“คุณพอมีเวลาสัก 30 นาทีหรือไม่” หากมีคนถามคำถามนี้กับคุณ หากคุณว่างจริงๆ หรือเต็มใจที่จะทำสิ่งนั้นคุณจะตอบว่า “มี” แต่หากคุณมีภารกิจในชีวิตประจำวันเต็มไปหมด ตั้งแต่เช้าจนเย็น ตารางงานหรือ Google Calendar ของคุณเต็มไปด้วยการนัดหมายมากมาย การที่คุณจะตอบว่า “มี” หรือ “ไม่มี” นั้น ขึ้นอยู่กับว่าภารกิจอื่นๆของคุณนั้นมีความจำเป็นหรือความสำคัญมากหรือน้อยกว่านัดหมายใหม่ที่เข้ามา

บทความนี้อาจเป็นตัวช่วยให้คุณ บริหารจัดการตัวเองได้ดีเยี่ยมยิ่งขึ้นได้ เพราะเราได้เขียนบทความนี้ขึ้นจาก Workshop “Time Management” ของคุณพริม มณีโชติ วิทยากรด้านการบริหารจัดการเวลานี่เอง

คุณเคยตั้งคำถามกับชีวิตตัวเองไหมว่า “เวลาของเรามีค่ามากน้อยแค่ไหน” แต่ไม่ว่าคำตอบจะมากหรือน้อยก็ตาม คุณจะรู้สึกว่าเวลาเหล่านั้นมีค่า ก็ต่อเมื่อเราได้ทำกิจกรรมที่ตัวเราได้ให้คุณค่ากับสิ่งนั้นด้วยเช่นกัน

เริ่มจากค้นหาเป้าหมายชีวิตของตนเอง ว่าเราให้ความสำคัญกับเรื่องไหนบ้าง ไม่ว่าจะเป็น เป้าหมายในอาชีพและการทำงาน เป้าหมายด้านการเงินและความมั่นคง เป้าหมายด้านความรักความสัมพันธ์ เป้าหมายด้านสุขภาพกายและสุขภาพจิต รวมไปถึงเป้าหมายในการพัฒนาตนเอง และแต่ละเรื่องนั้นมีอะไรที่สำคัญกับคุณ  

จากนั้นใช้เครื่องมือ “การสำรวจการใช้เวลาของตัวเอง” (Tracking Yourself) 6 อย่าง ที่จะช่วยให้คุณได้เดินทางในเส้นทางที่พาไปสู่เป้าหมายชีวิต

Core Responsibility (ภารกิจหลัก) :
นับเป็นสิ่งที่เราใช้เวลาเยอะสุด สิ่งที่เราอยากทำให้เสร็จสิ้น เช่น การทำงานฟรีแลนซ์ เลี้ยงลูก งานประจำ เป็นต้น

Crisis (เวลาฉุกเฉิน) :
สิ่งที่เราไม่คาดคิดว่าจะเกิดขึ้น คนส่วนใหญ่จึงลืมเผื่อเวลาให้เรื่องนี้ สิ่งที่เราต้องจัดการเดี๋ยวนั้น ซึ่งถ้าไม่เผื่อไว้อาจกระทบภารกิจหลัก

Managing People (งานที่คนอื่นทำได้) :
การหาหนทางที่ทำให้งานของเราเร็วขึ้น หรือมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึง Outsourcing หรือการให้คนอื่นช่วยงานที่เราไม่ถนัด

Free Time (เวลาผ่อนคลาย) :
การมีช่วงเวลาได้พัก ช่วยให้เราได้มีภารกิจหลักที่ Productive มากขึ้น

Personal Growth (สร้างการเติบโต) :
การพัฒนาชุดความรู้ของตัวเอง รวมทั้งการพัฒนาจิตใจ การเยียวยาจิตใจ การออกกำลังกาย การเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ เป็นต้น

Maintainance (การจัดการตัวเอง) :
สิ่งล็กน้อยที่ต้องจัดการ เคลียร์เรื่องที่ค้างคา เพื่อพร้อมรับวันใหม่อยู่ตลอดเวลา เช่น งานบ้าน ตอบอีเมล์ การจัดการงานที่คั่งค้าง การเขียนไดอารี่ Do-to-list หรือแม้กระทั่งการทำบัญชีรายรับรายจ่าย เป็นต้น

เมื่อคุณได้สะท้อนตัวเองแล้ว คุณจะเห็นรูปแบบ (Pattern) การใช้เวลาของตนเอง และสามารถปรับการใช้เวลาบางอย่างที่ไม่ได้สำคัญกับชีวิตคุณให้น้อยลงได้ และคิดเสมอว่า “อย่าอัดตารางแน่นเกินไป” เผื่อเวลาฉุกเฉินที่เข้ามากระทบ รวมทั้ง “การที่คุณได้มีช่วงเวลาที่ได้พัก ทำให้คุณมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นด้วยเช่นกัน”